“Fare, o non fare. Non c’è provare”.
Tutti quanti stiliamo i nostri buoni propositi per l’anno nuovo. Che tu voglia imparare il riff di chitarra di Sweet Child O’ Mine, superare i 100kg in panca piana o organizzare un viaggio in Birmania.
Io, per esempio, li raccolgo in un foglio Word, anno dopo anno, andando così ad alimentare un elenco infinito di propositi del Natale passato, ovviamente per lo più non raggiunti…
Le aziende non sono da meno. Anche loro formulano dei “buoni propositi” per l’anno seguente e alcuni tendono a chiamarli Budget.
In realtà il budget è un argomento piuttosto serio per un’impresa, si tratta di un documento nel quale trovano sintesi tutti gli obiettivi aziendali per l’esercizio successivo, definendo:
- Impatto economico
- Le risorse
- Gli investimenti
- I passi necessari per raggiungere i passi precedenti
Budget aziendale: che cos’è
Partiamo da una prima considerazione, forse l’unica veramente importante da fare:
Il Budget non è previsione, Budget è responsabilizzazione
In questo concetto troviamo gran parte della differenza tra redigere un budget e gestire un vero e proprio processo di budgeting.
Un processo di budgeting ha tempistiche, livelli di coinvolgimento e in genere anche difficoltà e complessità totalmente distanti rispetto ad una pura elaborazione numerica previsionale.
Un esempio ti può di sicuro aiutare a chiarire meglio la differenza:
È qualche giorno dopo Natale, pranzi e cenoni non sono ancora finiti, ma si sta già insinuando in te un mix di sensi di colpa per aver esagerato con i bagordi e di volontà di mettersi al lavoro per tornare presto in forma.
Ecco che allora arrivano i buoni propositi:
- Iscrizione in palestra
- Corsa 2 o 3 volte a settimana
- Cibo sano
Quando ci diciamo “vorrei perdere 5kg” oppure “intendo arrivare a correre 10km in 50 minuti nel 2022” non stiamo facendo una previsione, ci stiamo piuttosto dando degli obiettivi, sui quali possiamo interferire e, anzi, che senza il nostro intervento difficilmente saranno conseguibili.
Cosa vuol direi allora responsabilizzarsi?
Significa che a prescindere dal tipo di risultato che intendo ottenere, devo farmi carico di tutte le attività di preparazione, organizzazione, investimento, gestione del tempo ed assumermi ogni altro impegno necessario per raggiungere il mio scopo. In altre parole, eliminare le “scuse”.
“Ma non posso fare anche questo, dove trovo il tempo?”
Tornando all’esempio della palestra, le due principali motivazioni per cui i nuovi iscritti abbandonano dopo pochi mesi sono la mancanza di tempo ed il costo eccessivo (citati rispettivamente dal 39% e 46% del campione, fonte: Better.org e IHRSA).
Chiariamoci subito: se un obiettivo viene abbandonato per carenza di tempo o risorse, significa che hai sbagliato a definire l’obiettivo stesso. Evidentemente non era così rilevante o sufficientemente remunerativo (anche in termini non monetari).
Inoltre, c’è da chiedersi se queste siano le reali motivazioni che hanno portato alla scelta di rinunciare. Possono esserci anche cause meno leggibili, quali lo scoraggiamento dopo i primi insuccessi, la tendenza a “distrarsi” e quindi abbandonare obiettivi pregressi in favore di target più attuali, e così via.
Da queste riflessioni ne consegue un’ulteriore considerazione:
Il Budget dovrà essere definito in un documento scritto
Il documento di budget: quando e come scriverlo
Carta canta o, se preferite, scripta manent. Il documento di Budget è anzi piuttosto corposo.
Includere per certo:
- un Conto Economico (o più conti economici in caso di diverse unità di business),
- uno Stato Patrimoniale
- un prospetto dei Flussi di Cassa
A questi potranno poi essere allegati gli obiettivi individuali e quindi la documentazione connessa allo schema incentivante e magari anche una proposta di modifica dell’organigramma.
Settembre è infatti un ottimo momento per rivedere l’organizzazione interna e cominciare ad applicare i cambiamenti di ruolo, posizione o attività che diverranno effettivi dal gennaio successivo.
Ma non sarebbe meglio farlo a gennaio? In fondo, in questo modo avremo visibilità sui risultati consuntivi dell’anno, giusto?
In realtà non è necessario attendere gennaio per avere “dati freschi”.
Da un lato, il motivo è che – tranne in rari casi – a settembre/ottobre conosciamo già come chiuderà l’esercizio in corso; anche se non avessimo una stima precisa, sarebbe comunque difficoltoso riuscire a impattare significativamente sul risultato in così poco tempo.
Dall’altro lato, dicevamo che budget equivale a responsabilizzare: dati e risultati aggiornati sono fondamentali per formulare previsioni, ma se invece vogliamo responsabilizzarci su degli obiettivi tanto vale partire prima.
In sostanza, ci stiamo dando 3/4 mesi di tempo per interiorizzare questi obiettivi e iniziare a lavorarci su.
Budget: cosa definisce
Spesso ci troviamo di fronte a ragionamenti di questo tipo: il budget deve definire (“prevedere”) il fatturato necessario a (almeno) coprire costi.
Premesso che un simile approccio rischia di comportare pensati errori da un punto di vista economico e di redditività aziendale, è importante cambiare prospettiva:
Il Budget definisce la spesa (le risorse) necessarie a raggiungere gli obiettivi di fatturato
Prima definiamo gli obiettivi, subito dopo definiamo tutte le risorse, strumenti, investimenti necessari a raggiungerli.
Per cui il focus si sposta dal tentativo di stimare il fatturato, ad una attenta analisi dell’organizzazione necessaria per raggiungere gli obiettivi dei successivi 12 mesi.
Viceversa, sarebbe come se tu decidesti la meta delle tue vacanze in base a quanta benzina hai oggi in macchina. Tralasciando non solo il fatto di poter fare il pieno durante la strada, ma anche che ci sono possono essere altri mezzi (treni, aerei, etc…) per giungere la destinazione.
Al limite estremo, potremmo definire un budget di spesa partendo completamente da zero e andando ad individuare effettivamente di cosa ha bisogno ciascun processo, area, dipartimento per compiere il proprio lavoro.
Questo approccio è appunto detto “budget a base zero” o zero-based budget.
Cosa ancora più importante: il Budget non è un esercizio di pertinenza esclusiva dell’area AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo). Né ancor meno un documento destinato e limitato alla sola direzione aziendale.
Il Budget è un processo che si sviluppa (anche) a partire dal basso verso l’alto
Si tratta di un approccio cosiddetto “bottom-up”. In altre parole, un budget dovrebbe emergere dal dialogo con tutti i livelli aziendali, incentivandone così il coinvolgimento sugli obiettivi e soprattutto comunicando con chi vive l’operatività aziendale ed ha maggiori possibilità di coglierne le opportunità di miglioramento.
Al Budget sono infatti spesso collegati i sistemi incentivanti. Spesso si lavora in ottica di MBO, con incentivi monetari legati al raggiungimento di particolari obiettivi.
Un approccio alternativo è quello degli OKR dove invece prevale l’aspetto di motivazione intrinseca, nei confronti di progetti e attività in larga parte auto-determinati da ciascuna area o team di lavoro.
Quindi, è adesso il momento giusto per tirare le somme e definire il budget per il 2022, è settembre il mese dei buoni propositi, dell’individuazione dei nuovi obiettivi da raggiungere.
Il documento relativo al budget è corposo e impegnativo e proprio per questo noi di Impronta possiamo esserti d’aiuto.
Per ricevere maggiori informazioni non esitare a contattarci, siamo a tua disposizione.
